Trésorerie — sessions et caisse

Section Trésorerie de la barre latérale.

L'entrée de menu s'appelle « Journal des caisses » ; une fois ouvert, l'onglet et le titre de l'écran affichent « Sessions ». C'est le même écran.

La session de caisse est le socle de la journée : sans session ouverte, ni vente libre, ni préparation, ni encaissement.

HT-TRE-001 — Ouvrir une session de caisse

Écran : Trésorerie ▸ Journal des caisses ▸ « Ouvrir session », ou clic sur l'indicateur « Caisse fermée » de la barre d'état Permission : JournalCaisses:Ouvrir

Étapes

1. Cliquer « Ouvrir session » (« Ouvre une nouvelle session de caisse avec le fond de départ »).
2. En multi-utilisateur, saisir son code PIN : c'est ce code qui désigne la personne responsable du fond compté. La fenêtre affiche ensuite ce nom.
3. Vérifier la Caisse et l'Employé proposés.
4. Saisir le « Fond de caisse (montant compté dans le tiroir) » — compter réellement la monnaie présente. Si la caisse est configurée en fond fixe, le champ affiche « Fond fixe défini sur la caisse — non modifiable ».
5. Ajouter des « Observations (optionnel) » si besoin.
6. Cliquer « Ouvrir la session ».

Résultat attendu : le tiroir s'ouvre — il reste à y déposer le fond déclaré — et la barre d'état passe à « Caisse ouverte — cliquer pour clôturer la session ». Les écrans de vente deviennent utilisables.

Erreurs fréquentes

• Bouton absent : permission JournalCaisses:Ouvrir manquante.
• « Permission refusée » après le PIN : le code saisi est celui d'un employé qui n'a pas JournalCaisses:Ouvrir. C'est à quelqu'un qui détient le droit de s'identifier.
• Aucune caisse proposée : le poste n'est pas déclaré comme ayant une caisse (Paramètres ▸ Postes, HT-PAR-002).

Action automatisable : non — l'ouverture engage un comptage physique.

HT-TRE-002 — Alimenter la caisse ou en retirer de l'argent

Écran : Vente libre, encart « Opérations caisse » (ou journal de la session)

Étapes

1. Choisir le sens : « Alimentation caisse » (l'argent entre : apport, versement client) ou « Retrait de caisse » (l'argent sort : dépense, prélèvement). Pour défaire une opération déjà enregistrée, le troisième choix « Annuler opération caisse » (HT-TRE-008).
2. Saisir le Montant, puis l'Observation — c'est elle qui explique l'écriture à la clôture.
3. Pour un versement client, sélectionner le client : le crédit est diminué d'autant.
4. « Enregistrer l'opération de caisse ».

Résultat attendu : l'opération entre dans la session en cours et modifie le montant théorique du tiroir ; le tiroir s'ouvre dès qu'il y a un mouvement d'espèces. Les totaux du journal s'affichent sous « Alimentations » et « Retraits ».

HT-TRE-003 — Clôturer une session de caisse

Écran : Trésorerie ▸ Journal des caisses ▸ « Fermer session », ou clic sur « Caisse ouverte » dans la barre d'état Permission : JournalCaisses:Fermer

La clôture est un comptage à l'aveugle : celui qui compte le tiroir ne voit aucun montant de la session. Il déclare ce qu'il a trouvé, et c'est tout — sinon le montant attendu deviendrait mécaniquement le montant saisi.

Étapes

1. Compter physiquement le tiroir.
2. Cliquer « Fermer session ».
3. En multi-utilisateur, saisir son code PIN : c'est ce code qui désigne la personne responsable du comptage.
4. Le tiroir s'ouvre aussitôt — avant toute saisie, pour permettre le comptage.
5. La fenêtre rappelle seulement de quelle session il s'agit — Caisse, Ouverte par, Ouverte le. Aucun montant n'y figure.
6. Saisir le « Montant total compté dans le tiroir ».
7. Ajouter des « Observations (optionnel) » si besoin.
8. Cliquer « Clôturer la session ».

Résultat attendu : la session passe à Fermée et les écrans qui en dépendent se ferment. Aucun écart n'est affiché à l'employé. Le fond de caisse, les recettes théoriques, le tiroir attendu, le total TPE et la différence se lisent dans le journal des caisses — et le récapitulatif de clôture part au pharmacien par Telegram / notification (HT-PAR-008).

Erreurs fréquentes

• Le bouton « Clôturer la session » reste inactif : le montant compté n'a pas été saisi. Le champ vide n'est pas interprété comme zéro — c'est volontaire, pour qu'une clôture ne parte jamais sur un simple clic.
• « Permission refusée » après le PIN : le code saisi est celui d'un employé sans JournalCaisses:Fermer.
• Écart important (côté pharmacien, dans le journal) : vérifier les opérations de caisse du jour et les encaissements TPE — la répartition espèces / TPE est la première cause d'écart apparent.

L'assistant ne clôture jamais une session et ne dicte jamais le montant attendu à la personne qui compte.

HT-TRE-004 — Réouvrir une session clôturée

Écran : Trésorerie ▸ Journal des caisses ▸ « ↩ Réouvrir » Permission : JournalCaisses:Reouvrir

Conditions : seule la dernière session de la caisse peut être réouverte, uniquement si aucune session n'est ouverte sur cette caisse, et uniquement depuis le poste qui porte la caisse (jamais depuis un poste rattaché ni pour la caisse d'un autre poste). Le bouton « ↩ Réouvrir » n'apparaît que lorsque ces conditions sont réunies — s'il est absent d'une session fermée, c'est qu'elle n'est pas réouvrable (le plus souvent : une session plus récente existe ou une session est déjà ouverte).

Étapes : sélectionner la session fermée, cliquer « ↩ Réouvrir » (« Réouvrir cette session clôturée pour correction »), confirmer.

Résultat attendu : la session redevient ouverte — la barre d'état repasse en « caisse ouverte » sur le poste — et peut recevoir des corrections. Elle devra être clôturée à nouveau.

À réserver aux corrections d'erreur : une session réouverte modifie des chiffres déjà arrêtés.

HT-TRE-005 — Consulter l'historique d'une session

Écran : Trésorerie ▸ Journal des caisses Permission : JournalCaisses:Read

Étapes

1. Filtrer par date, employé ou poste.
2. Ouvrir la session : le panneau « Détails de la session » affiche l'Ouverture, la Clôture, la Durée, le Fond de caisse, l'Encaissé (« Dont TPE : »), les Entrées, le Net, le Montant théorique, le Montant clôture, la Montant différence et les Observations.
3. L'onglet « Opérations » liste toutes les opérations de caisse de la session (date, type, montant, motif, employé, TPE).

Action automatisable : caisse.session.consulter (risque lecture).

HT-TRE-006 — Comprendre un écart de caisse

L'écart = montant compté − montant théorique, avec :

montant théorique = fond de caisse + encaissements espèces + entrées − sorties

Points de contrôle, dans l'ordre :

1. TPE compté comme espèces — le total TPE est hors tiroir ; le rapprocher du ticket de télécollecte.
2. Versements clients — enregistrés en opération de caisse ?
3. Dépenses sorties du tiroir sans opération de caisse.
4. Rendu de monnaie erroné sur une vente : retrouver la vente dans le journal (HT-VNT-017).
5. Ouverture du tiroir hors vente (HT-VNT-014) : son motif est tracé.

Vue d'ensemble sur plusieurs jours : Statistiques ▸ Trésorerie & caisse (HT-STA-013), qui affiche les écarts par employé.

HT-TRE-007 — Retrouver une opération de caisse sans savoir sa session

Écran : Trésorerie ▸ Opérations de caisse Permission : JournalOperationsCaisse:Read

Le journal des caisses (HT-TRE-005) montre les opérations d'une session : il faut donc savoir dans quelle session l'opération est tombée. Cet écran liste toutes les opérations de l'officine, toutes sessions confondues.

Étapes

1. Ouvrir Trésorerie ▸ Opérations de caisse.
2. Chercher sur les colonnes : Date, Montant, TPE, Type, Employé, Poste, Motif, Observation — recherche avancée et filtres comme partout (HT-COM-001).
3. La colonne Détail ouvre le document à l'origine de l'opération.

Lecture seule : les opérations se saisissent au comptoir — une alimentation ou un retrait s'enregistre depuis la session ouverte (HT-TRE-002). Ici on ne fait que relire.

C'est la même présentation que l'onglet « Opérations » du détail de session : mêmes colonnes, mêmes totaux, mêmes détails de document.

HT-TRE-008 — Annuler une opération de caisse

Écrans : partout où une opération est listée — Trésorerie ▸ Opérations de caisse, le détail d'une session (HT-TRE-005), le relevé « Entrées / Sorties » d'un client (HT-CLI-002) et l'encart « Opérations caisse » de la vente libre. Permission : JournalOperationsCaisse:Annuler — code PIN demandé à la validation

Une opération de caisse ne se supprime pas : on l'annule en enregistrant l'opération inverse, à la même heure (à la seconde près) et dans la même session. Le montant théorique du tiroir (espèces et TPE) et, s'il y a un client, son solde reviennent exactement où ils étaient ; les deux lignes restent au journal.

Depuis une liste d'opérations (le plus direct) Chaque ligne annulable porte un bouton « Annuler » au bout de la ligne — il n'apparaît que si vous avez la permission et si la ligne peut encore l'être. Cliquer, confirmer, saisir son PIN. Le journal, les totaux et le solde du client se remettent à jour tout seuls, dans tous les écrans ouverts.

Depuis la vente libre (quand on n'a pas la liste sous les yeux)

1. Dans la liste du sens, choisir « Annuler opération caisse » (le choix n'apparaît qu'avec la permission).
2. Choisir l'opération dans la liste : heure · type · montant · client · document · observation. Toutes les opérations de la session en cours sont proposées, quel que soit leur type — alimentation, retrait, versement, encaissement ou crédit d'une vente, retour d'un achat client, ajustement de solde — sauf celles déjà annulées.
3. Facultatif : saisir la raison de l'annulation — elle est recopiée dans l'observation.
4. « Annuler l'opération », confirmer, puis saisir son code PIN.

Résultat attendu : une ligne « Annulation » apparaît au journal à côté de l'originale, désormais libellée « … (annulée) » et grisée. L'employé enregistré est celui qui a annulé.

Opération d'une vente ou d'un achat client : la confirmation le signale. Seule l'écriture de caisse est annulée — la vente (lignes, stock, total) ou l'achat n'est pas modifié. Si ce document est modifié ou supprimé plus tard, son opération est recréée à partir de son nouvel état et l'annulation disparaît avec l'ancienne.

Opération d'une session clôturée : elle s'annule aussi — c'est le cas typique d'un retrait saisi deux fois, découvert au comptage du soir. L'annulation est enregistrée dans cette session : son montant théorique et son écart de caisse sont recalculés, le montant compté au tiroir ne change pas. La confirmation le signale.

Ce qui ne s'annule pas ici

• une opération déjà annulée, ou une annulation elle-même — pour revenir en arrière, ressaisir l'opération (HT-TRE-002).

Annuler n'ouvre pas le tiroir : c'est la correction d'une écriture. Si de l'argent doit réellement être repris ou remis, le faire au moment de l'annulation.